Szinte minden cég Excellel indul, és ez így van jól: gyors, ingyenes vagy olcsó, mindenki ismeri. A gond akkor kezdődik, amikor a táblázatok száma nő, többen dolgoznak velük egyszerre, és egy-egy döntéshez már öt fájlból kell összerakni a képet. Ebben az útmutatóban őszintén összevetjük a kettőt: hol elég még az Excel, és hol éri meg váltani.
Amiben az Excel jó
- Gyors indulás. Egy új nyilvántartás percek alatt elkészül.
- Rugalmasság. Bármilyen oszlop, képlet, kimutatás összerakható.
- Ismerős. Nem kell betanítás.
Egy kis csapatnak, kevés partnerrel és egyszerű folyamatokkal ez sokáig elég.
Ahol az Excel elkezd sokba kerülni
| Helyzet | Excellel | ERP-vel |
|---|---|---|
| Ugyanaz a partner több táblában | Mindenhol külön, eltérő adatokkal | Egy partner, egy adatlap, minden modulban ugyanaz |
| Ajánlatból megrendelés | Átmásolás egy másik fájlba | Egy kattintással megrendelés lesz belőle |
| Ki min dolgozik? | Körbekérdezés, e-mailek | Feladatok felelőssel és határidővel |
| Készlet | Kézzel vezetett lista, gyakran elcsúszik | Bevételezés, mozgás és korrekció naplózva |
| Jogosultságok | Mindenki mindent lát (vagy semmit) | Modulonként és műveletenként állítható |
| Előzmények | Ki írta át? Nem tudni | Naplózott változások |
| Vezetői kimutatás | Napokig tartó összesítés | A rögzített adatokból automatikusan |
A rejtett költség nem a szoftver ára, hanem a munkaidő: a többszöri begépelés, az egyeztetések, a hibák utáni javítás, és az, hogy a problémák gyakran csak a hónap végén derülnek ki.
Öt jel, hogy kinőtted az Excelt
- Ugyanazt az adatot hetente többször, több helyre gépelitek be.
- Volt már, hogy valaki egy régi verzión dolgozott, és ebből hiba lett.
- Egy kolléga távollétében senki sem tudja, hol tart egy ügy vagy megrendelés.
- A készlet vagy a kintlévőség pontos állását csak becsülni tudjátok.
- Egy egyszerű vezetői kérdésre („mennyi a nyitott ajánlat?”) nem lehet azonnal válaszolni.
De nem drága és bonyolult egy ERP?
Régen gyakran az volt: nagy, egyben bevezetendő rendszerek, hosszú projektek. A moduláris rendszereknél viszont elég egyetlen területtel kezdeni (például az értékesítéssel vagy a készlettel), és a többit később hozzáadni. A meglévő Excel-listák általában importálhatók, így nem kell mindent kézzel újra felvinni.
A finanszírozásban is segíthetnek a hazai pályázatok és kamatmentes hitelprogramok. Ezekről a pályázati útmutatónkban írunk, a konkrét feltételeket pedig mindig az aktuális kiírásban érdemes ellenőrizni.
Kell-e mindent kidobni, ami Excelben van?
Nem. Az Excel továbbra is jó elemzésre és egyszeri számításokra. A különbség az, hogy a cég „hivatalos” adatai (partnerek, ajánlatok, megrendelések, készlet, feladatok) egy közös rendszerben élnek, és a riportok, táblázatok egy része Excelbe is exportálható, ha valakinek arra van szüksége.
Ha van olyan nyilvántartásod, amire nincs külön modul (például karbantartási napló vagy reklamációk), arra is jó egy olyan rendszer, amelyben saját táblákat lehet létrehozni egyedi mezőkkel, így az sem marad ki a közös adatbázisból.
Összefoglalva
- Az Excel jó indulásnak, de nem cégirányításra készült.
- Akkor érdemes váltani, amikor az adatok több helyen élnek, és az egyeztetés több időt visz el, mint maga a munka.
- Nem kell mindent egyszerre: egy modullal is el lehet indulni.
A SmartFact ERP-vel
A SmartFact ERP tizenegy modulja ugyanazon az adatbázison dolgozik, így ami egyszer bekerül, az mindenhol elérhető. A partnerlista, az anyagjegyzékek és a készlet Excelből tölthető be, a saját nyilvántartásaidhoz pedig ott a Nyomkövető modul. Kérj bemutatót, és megnézzük a saját folyamataidon.